宴会の段取り上手は…

2013年11月25日

日々

農業用ビニールハウス(パイプハウス）の専門店モリシタの森下幸蔵です。

https://www.morishitahouse.jp/contents/company.html

１１月２２日（金曜）の日経新聞、

宴会　段取り上手は仕事上手

という見出しの記事。

宴会の幹事役のコツが書かれていましたので、紹介します。

【結論】宴会の成否は、事前に準備で８割決まる。

ポイントは「宴会の趣旨の明確化」「店選び」と「案内状の書き方」。

特に、「店選び」は、分析力と情報収集力が、「案内状の書き方」は情報発信力がそれぞれ問われる。

１．趣旨の明確化

幹事を任されたら、最初に趣旨を明確にしましょう。趣旨が明確になっていないと、単なる『大規模な飲み会』になってしまいます。忘年会であるなら、例えば、この１年を振り返るのが目的ですから、１年間の成果を上司が誉めるとか、部署の三大ニュースを発表したりする時間を設けるだけでも、普段の飲み会をガラッと雰囲気が変わります。

２．店選び

宴会にどんな人が参加するのかを分析したことを、「店選び」に生かしましょう。例えば、女性が多い場合はヘルシーで見た目もきれいな料理を出すお店、年齢層が比較的高い場合は量よりも食材の質に配慮し席もゆったりといった具合に、参加者のニーズとマッチさせます。

また、店選びでは、ランチでもいいので下見に行き、味を確かめるとともに、そうじが行き届いているか、女性と入りの個室は多いかなどをチェックしておくこともおすすめです。

下見に行けないときは、店の電話対応も簡単な判断材料になります。担当者が自分の名前を名乗るかどうか、言葉遣いや予約内容を復唱するかなど。

若手社員は店選びで失敗することが多いので、営業などの外回りでは、普段からアンテナを高く張っておいたり、周りにお店の詳しい人は必ずいるので、ネットワーク作りの重要です。仕事ができる人は情報収集力が高いので、お店選びの能力も高いと言えます。

３．宴会の案内

案内には、受け手が参加したくなるようなプレゼン力が求められます。

案内（状）には、日時と場所、費用は当たり前。それ以外に、例えば、案内地図に、コンビニや銀行など下見でじぶんが目にした目印を書いておいたり、

料理やお酒などそのお店の特長になるようなことも書きましょう。

また、宴会中で催されるイベントや余興も事前に書いておくとポイントが高いです。

案内(状）は、社内向けであれば基本的にはメールでも大丈夫だが、歓送迎会などの主賓には封書で送付すると特別な印象を付けることができ喜ばれます。

最後に当日は